El objetivo fundamental del
departamento de compras es adquirir las materias primas y servicios que una
empresa necesita para su fabricación, estas adquisiciones deben ser con el
mínimo de inversión en existencia, evitar duplicidades y desperdicios, precios
bajos, para mantener los niveles de calidad y competitividad de la empresa. En
efecto, las funciones de compras incluyen cumplir procedimiento de compras,
selección y catalogo de proveedores, registro de artículos, cotizaciones y
ordenes de compras.
Para ser competitivo se deben seguir
ciertos criterios de compras como
precio, calidad cantidad, disponibilidad, reposición, estilo, estacionalidad,
oportunidad y proveedor. La importancia que tienen las compras en la empresa de
debe a que la operación eficiente de cualquier industria depende de la
reconversión adecuada de la inversión,
en este sentido deberá hacer adquisiciones de materiales oportunas y
cantidades que cumplan la demanda de la producción y ventas, pero que no se
exceda en inventario, sin descuidar el stock de seguridad.
Con respecto a los principios
básicos de las compras los categorizamos en tres: primero, La ejecución de
compras debe ser orientada al análisis de la toma de decisiones, considerando
la fijación de estándares, certificación de proveedores, análisis de valores,
programar y emitir pedidos, entre otros; segundo, la contratación, seleccionando fuentes,
ofertas, análisis de costos y precios, relación y evaluación del desempeño de
los proveedores y negociar; y tercero, una administración adecuada del
inventario, transporte, recepción, tamaño de lote, control de inventario,
rechazos y devoluciones.
La clasificación de las compras son:
nacionales, adquiridas en el territorio donde se vende el bien o servicio,
compras internacionales, adquiridas en un país distinto. Las compras de
importación son las que se hacen de un proveedor en otro país. Y las compras de
exportación son materiales de fabricación nacional o extranjera con el
propósito de venderla en otro país.
La gestión de compras implica tener en cuenta diferentes
factores para la adquisición de materiales, entre estos costos de inventario,
transporte, suministro, eficacia de entregas y calidad de los proveedores. La
gestión de compras permite manejar un mejor nivel de liquidez a la empresa, y
esta se puede medir mediante el control de costos y gastos que permitan ahorrar
recursos financieros, el manejo de stock mínimos sin afectar las ventas,
habilidad de evaluar encontrar nuevas fuentes de financiamiento mediante la
adquisición de materiales y la habilidad para conseguir nuevos materiales
disponibles en el mercado.
Para que la gestión de compras pueda brindar los resultados
esperados debe relacionarse de manera eficaz con otras unidades de la empresa
como la gerencia general, para lograr la aplicación de políticas, evaluación de
costos, plazos de entrega y calidad disponible; con finanzas para la aplicación
de políticas financieras que permitan dinamizar el proceso; con el área de
almacén la administración de la logística y los espacios disponibles para los
materiales así como traslados y con contabilidad el costeo de materiales,
control de inventarios, también las valoraciones y provisiones de compras.
La selección de proveedores consiste en cuatro etapas que
constituyen la base de una buena gestión de compras; primero, la investigación
de proveedores, luego la separación y clasificación de los mejores candidatos,
también la negociación de términos y condiciones del servicio y por ultimo
mantener una relación positiva entre comprador y vendedor. Si se reduce el número de proveedores, se
tiene la posibilidad de establecer relaciones mas fuertes y de mutua
dependencia lo cual es positivo para la gestión de compras. A pesar de que la
función de compras tiene productos finales intangibles (servicios), en algunos
casos es crítico.
¿Fabricar o comprar productos? Para la toma de estas
decisiones definitivamente compras no actúa sola, debe involucrar a otras áreas
de ingeniería, planificación y producción, los factores obligan a alternar son
de acuerdo a la gestión de compras, competencia y coste de los proveedores,
como costos y capacidad de la empresa para producir un bien en lugar de
adquirirlo de un proveedor, es decir ambos factores tienen sus ventajas y
desventajas. Algunas de las ventajas al fabricar los productos en la planta son
el mejoramiento del margen de utilidad, menor costo de producción, se obtiene
la calidad deseada, permite proteger el diseño patentado y la calidad,
incrementar el tamaño de la compañía y garantizar el trabajo a los obreros.
Entre las adquirir los productos de terceros están: menor costo de
adquisición, mantener en compromiso con
el proveedor, capacidad de producción inadecuada, reducir costos de
inventarios, asegurar fuentes alternativas y reciprocidad.
El enfoque de las compras debe ser procurar desarrollar
nuevos proveedores fiables, adecuados y un nivel de negociación eficaz; gestión
de suministro, disposición de materiales críticos o de alto precio para el
largo plazo por ejemplo; gestión de los materiales de modo que se puedan
integrar las actividades de adquisición, movimiento y almacenaje haciendo
eficaz la operación.
Fin,-
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